UbiSoft a accepté de nous dévoiler ses méthodes pour décloisonner l'information, permettre la formation continue de ses développeurs et créer un environnement favorable à la création et au foisonnement d'idées. Derrière ces objectifs, un outil - SharePoint, l'éditeur de portails webs de Microsoft - et une volonté sans faille d'innover jusque dans le management
Et si la méthode la plus simple pour augmenter la réactivité d'une entreprise et stimuler sa créativité était encore... de ne rien faire ? Ou plus exactement de laisser faire ses employés ?
C'est en tout cas la méthode qu'a décidé d'appliquer UbiSoft.
Avec l'arrivée sur le marché du travail des nouvelles générations, l'habitude de partager vidéos, photos et textes a peu à peu pénétré l'entreprise. Cette volonté de mettre en commun et de partager a ouvert une piste de réflexion aux responsables IT d'UbiSoft. Une piste qui redonne le pouvoir et la liberté de produire de l'information aux collaborateurs plus qu'à la hiérarchie.
Casser les barrières qui entravent la circulation des informations et favoriser la production des savoirs, encore faut-il y mettre les moyens.
Douce utopie ce partage de tout avec tous ?
Non, répond UbiSoft, qui a choisi depuis plusieurs années de jouer la carte du décloisonnement. « C'est aussi une question de culture », souligne Karim Manar, chef de produit SharePoint chez Microsoft, « il est illusoire de croire que mettre en place des outils collaboratifs va créer de la collaboration. Si l'entreprise n'en a pas l'habitude rien ne se passera ».
Chez UbiSoft, l'habitude est prise depuis longtemps.
« Nous avons 6.000 personnes connectées partout dans le monde », rappelle Jean-Philippe Pieuchot, Directeur IT Webstudio chez UbiSoft. Pour connecter ces milliers d'employés, la société a trouvé la solution à son problème avec SharePoint, l'éditeur de portails webs de la suite bureautique de Microsoft.
Mais il est toujours compliqué de faire simple. Et même avec une plateforme aussi adaptable que SharePoint, un coup de baguette magique ne permet pas de créer des outils « user friendly », ergonomiques et efficaces. Il a fallu décider d'allouer des ressources à cette stratégie.
« Nous avons deux équipes de développeurs, une à Shangaï, et un WebStudio à Bucarest », explique Jean-Philippe Pieuchot, « ces deux équipes constituent un pool de 13 développeurs dédiés aux développement d’application collaboratives dont SharePoint ».
Jean-Philippe Pieuchot,
Directeur IT Webstudio
« Nous utilisons SharePoint comme un framework de développement », ajoute Matthieu Gal, chef de projet SharePoint.
Résultat, l'éditeur de jeux adapte en permanence l'outil de Microsoft. Gestion simplifiée des permissions, Treeview, slideshow, interconnexion des calendriers : autant de fonctionnalités maisons adaptées à l'objectif d'UbiSoft, à savoir fournir des sites conviviaux et simples à utiliser pour ses employés.
Mais les développeurs d'UbiSoft ne se sont pas arrêtés là. Ils ont également totalement repensé les interfaces, un élément important dans un milieu du jeu vidéo très réceptif à l'image et au dynamisme lié au multimédia et aux contenus « riches ». La possibilité est également donné aux utilisateurs de personnaliser ces interfaces.
Ces équipes dédiées à SharePoint ont donc créé des UI plus fluides, capables – par exemple - d'intégrer facilement du Flash ou d'encapsuler des vidéos.
« On oublie même que c'est du SharePoint », s'étonne encore Jean-Philippe Pieuchot en parlant du portail interne corporate.
« On a aussi simplifié l’interface de gestions des permissions puis ajouté des fonctionnalités de type export vers Excel », ajoute Matthieu Gal. « Nous gardons la base de SharePoint pour le stockage des données et la sécurité, et au dessus de cette base nous ajoutons du très spécifique ».
Pour UbiSoft, les sites générés par ce CMS sur mesure sont tout sauf des gadgets. Ils rendent le partage de contenus abordable par tous et ont, au final, une très grande influence sur la créativité des équipes.
« Nous avons un top management visionnaire sur ces question de collaboration », note Jean-Philippe Pieuchot. « Pour faciliter la fin des barrières qui entravent la circulation de l'information en interne, nous avons par exemple très tôt et beaucoup misé sur la vidéo ». Une manière plus innovante de partager l’information au travers des différents métiers d’Ubisoft et qui colle également à la culture de la « Génération Y » de l'entreprise (NDR : celle issue des années 70 et 80).
Tous les collaborateurs d’Ubisoft peuvent éditer et publier des contenus en ligne sur différents sujets. Ces sujets sont classés par catégories dans l’application interne de broadcast vidéo faite avec SharePoint. Les sujets vont des expertises diverses (qui prennent la forme de tutoriels) à l'actualité d'un studio en passant par « les vidéos marrantes de fêtes de fin d'années », explique Jean-Philippe Pieuchot. « La publication est facilitée, il n’y a pas de workflow d’approbation juste une supervision des contenus a posteriori ». Pour lui, « le système se régule tout seul ».
« L’accès à notre support, nos vidéos et tutos sur l’utilisation de la plateforme et à nos développements sont intégrés dans SharePoint » ajoute Matthieu Gal.
Matthieu Gal,
Chef de projet SharePoint
Les flux d'informations concernent donc le plus grand nombre et des sujets divers et variés. Mais il concerne également des échanges d'informations pointues entre développeurs.
« Nous sommes sur un secteur où les ruptures technologiques suivent des cycles courts de deux à trois ans. Il est indispensable pour nos développeurs de s'adapter et de passer d'un projet complexe comme Prince of Persia à un autre », explique le Directeur IT Webstudio . L'organisation en réseau, par définition ouverte, doit permettre de constituer une base de savoirs communs qui permettra à son tour la formation continue et la reconversion en interne. Pour Matthieu Gal, c'est un axe important du développement du projet qui va se confirmer avec l'arrivée de SharePoint 2010.
Puisque tout le monde s'y exprime, « ces sites permettent aussi de prévoir les tendances ». Sans aller jusqu'à parler d'un kit de survie, ce SharePoint revisité par ses développeurs répond bien, pour Jean-Philippe Pieuchot, à « une nécessité industrielle ».
« En plus n'importe qui peut commenter les contenus des autres », ajoute-t-il. « Ces commentaires sont très intéressants pour évaluer quelle vidéo est bien faite ou ce qui lui manque ». Ce qui permet par exemple à un développeur de prendre en compte les retours et de simplifier ses propos pour mieux faire passer son message.
Ouvrir la diffusion de l'information avec SharePoint peut aussi multiplier les problèmes de confidentialité, de critiques abusives ou de malentendus et créer une ambiance détestable à l'opposé de l'objectif initial.
Le responsable IT d'UbiSoft ne le nie pas. « On a mis en place une charte de bonne conduite. Par exemple, une décision prise doit être reformulée par mail pour que personne ne soit oublié. Nous effectuons aussi des opérations de sensibilisation, notamment sur les questions de confidentialité ». Potentiellement dangereux pour l'entreprise ce réseau interne ? Pas vraiment.
« Les risques sont finalement les mêmes que partout ailleurs », constate-t-il. D'après lui, les fuites sur un nouveau jeu ou sur des concepts innovants de gameplay viennent plus souvent d'ailleurs que du réseau social interne.
Grâce à SharePoint, Jean-Philippe Pieuchot prévoit qu'« on laissera de plus en plus la possibilité aux collaborateurs de constituer eux-mêmes leur réseau en interne. On ne veut pas tout contrôler car ce sont aussi les équipes qui savent avec qui elles ont des synergies intéressantes à mettre en place ».
Et de conclure : « Ces assez difficile de prévoir la valeur générée par l’arrivée progressive des fonctions web2.0 dans l’entreprise. Mais nous considérons que le potentiel est important pour les équipes et les risques finalement assez faibles ».
Visiblement, les faits lui donnent raison. Un peu, grâce à SharePoint.
Beaucoup grâce aux développeurs qui l'ont adapté.
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